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从利用工作谈文书材料的分类与组卷/闵涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-12 22:33:48  浏览:9928   来源:法律资料网
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从利用工作谈文书材料的分类与组卷

闵涛


  分类是文书材料立卷的核心,立卷质量的高低很大程度上取决于分类方法是否科学、合理。在近几年对机关文书材料立卷的检查、指导工作中,笔者发现,这始终是机关文书部门或档案部门无法逾越的鸿沟。因此,笔者想就这一问题浅谈个人之见解,以求与同行共同探讨。?
  
一、分类和组卷的基本含义
  
  分类是人们认识思维的结果,是对客观事物认识的一种基本方法。客观事物有从少到多、从简单到复杂的不断变化发展的过程。当事物发展得越来越多、越来越复杂时,为了能更准确地认识和掌握事物的本质,人们便按一种标准或一个角度来对事物进行划分。划分出的每一类都从属于这一事物,都是从不同的侧面反映了事物的属性,种类之和正好等于这一事物。例如,从性别分,人可分为男人和女人,从所有制形式分,企业可分为国有企业、集体企业、私营企业、股份制企业、三资企业等。根据分类逻辑性规则,按同一标准所划分出来的类,类与类之间必须互相排斥、不能交叉、重复或包含,下位类之和等于上位类,并且同一次分类只能采用一种标准。
  
  在档案工作中,有许多分类概念,如信息分类、概念(种类)分类、实体分类、全宗分类、年度分类、组织机构分类和问题分类等等。这里,笔者所着重谈的是在档案实体分类中,经过了全宗和年度分类后的组织机构和问题分类是以一个单位一年的文件为整体,根据文件内容特点,把文件划分成若干类别和层次的过程。组卷是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程。这就是文件分类和组卷的一般含义。
  
二、分类与组卷的关系
  
  在文书立卷理论中,分类与组卷的方法、原则各自不同,不难区分。但在立卷实践工作中,常出现对文件分类与组卷方法中采取的分级别、作者、文种、保管期限等分类在概念上模糊不清,运用起来前后冲突,使案卷质量大打折扣。因此,正确理解文件分类与组卷的关系对立卷工作是至关重要的。?
  
  1、分类是组卷的前提
  
  首先,分类是档案管理的基础。在档案管理工作中除了进行全宗区分、档案门类区分、年度区分外,还必须对档案划分“类别”,因为文件在经过全宗、门类、年度分类后、文件依然是一堆杂乱无章的材料,此时组卷,结果必然造成案卷内容混杂,也使日后案卷的排架、编目等许多工作难以进行,这对规范管理极为不利。其次,分类的类目是档案馆(室)检索文件的第一要素。一般情况,利用者查询档案,提供线索往往是一份文件的具体作者或内容或时间或文种等特征,而案卷很少能直接反映某份文件的具体特征,因为案卷是一组文件的集合,案卷反映的只能是一组文件的共同特征而非一份文件的具体特征。因此,档案馆(室)检索文件的第一步只能从这份文件所从属的类的一至几个案卷中去查找,也就是说第一步工作是先判定文件从属的类,然后,在确定的类中再通过其他特征检索文件。因此,类目成为检索文件的第一关口,如果在文件集合前,没有明确的类目统帅,检索文件只能是大海捞针。?
  
  2、组卷是在分类的基础上文件的组合即再次分类?
  
  文件按一种标准分类后,在几个大类之间,应该是互相平行的关系,其内容互不交叉、重复或包含。在这个基础上,才能进入组合案卷的过程,组合案卷时一个类接一个类进行。在一个类内,可以按文件作者(级别)、问题、名称等特征组合(再分类)或几个特征联合运用。最后,根据保管期限和文件数量的多少,在一个类内组合成一卷或数卷。然后依次进行,直至完成每个类内文件的组合。?
  
  由此可见,分类与组卷实质是立卷工作中一前一后的两个步骤,是对文件进行分类和再次分类的过程。分类在前,是组卷的前提,组卷在后,是分类的延伸既再分类。分类重在区分,是通过演绎法把文件分割成个性互不相同的类,而组卷重在合并,是通过归纳法把共性文件组合在一起。?

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贵州省行政执法监督证管理办法

贵州省人民政府


贵州省行政执法监督证管理办法
贵州省人民政府



第一条 为加强对行政执法监督证的管理,规范行政执法监督行为,保障和监督行政执法监督机关依法行使监督职权,根据《中华人民共和国行政处罚法》和《贵州省行政执法监督规定》,制定本办法。
第二条 本办法所称的行政执法监督证,是指行政执法监督人员依照本办法取得的行使行政执法监督职权的身份证明。
行政执法监督人员进行行政执法监督检查,必须出示行政执法监督证。不出示行政执法监督证的,被监督者有权予以拒绝。
行政执法监督人员应当在规定的行政区域和职责范围内行使监督职权。对不属于职责范围内的监督事项,可以向有关单位和人员提出意见和建设。
第三条 省人民政府法制机构负责全省行政执法监督证的发证、监督证的监督管理工作。
县级以上人民政府(含地区行署,下同)法制机构依照本办法的规定负责本行政区域内的行政执法监督证监督管理工作。
县级以上人民政府各工作部门的法制机构依照本办法的规定负责本系统行政执法监督证的监督管理工作。
第四条 县级以上人民政府法制机构和县级以上人民政府所属部门的法制机构(以下简称法制机构),其从事行政执法监督的人员,符合《贵州省行政执法监督规定》第六条规定条件的,可以依照本办法的规定申领行政执法监督证。
第五条 行政执法监督人员的岗位培训,由省人民政府法制机构负责组织。
第六条 申领行政执法监督证,由同级人民政府法制机构负责,按照省人民政府法制机构制作的《贵州省行政执法监督证申领表》的要求造册登记,逐级审核后,报省人民政府法制机构审批、颁发行政执法监督证。
第七条 行政执法监督人员应当妥善保管行政执法监督证。证件遗失的,应立即向县级以上人民政府法制机构报告,并由其所在单位登报申明作废。经发证机关审查核实后,可以补发。
行政执法监督人员退职、退休或者调离工作岗位以及在机构合并、撤销时,其所在单位应当及时将行政执法监督证收回交发证机关注销。
行政执法监督证污损、残缺不能辨认的,应当及时申报换领新证。
第八条 法制机构应当建立行政执法监督证管理档案,如实记录行政执法监督人员的培训情况和行政执法监督证的颁发、使用和管理等情况。
第九条 行政执法监督证由省人民政府法制机构负责年度验证,未经验证或者验证不合格的,不得使用。
行政执法监督证验证办法,由省人民政府法制机构另行制定。
第十条 行政执法监督人员有下列行为之一的,依照《贵州省行政执法监督规定》处理:
(一)利用行政执法监督证进行违法违纪活动,以权谋私的;
(二)涂改、转借行政执法监督证的;
(三)其他违反行政执法监督证管理规定的。
第十一条 行政执法监督证由省人民政府法制机构统一印制,套印省人民政府印章,加盖省人民政府法制机构钢印。
第十二条 本办法由省人民政府法制机构负责解释。
第十三条 本办法自2000年1月1日起施行。



1999年11月26日

国家统计局、财政部关于第三产业普查经费开支问题的通知

国家统计局 财政部


国家统计局、财政部关于第三产业普查经费开支问题的通知
国家统计局、财政部



各省、自治区、直辖市统计局、财政厅(局):
国务院国发〔1993〕47号文决定,从今年开始对全国第三产业进行一次普查。此次普查需要动员许多人力和耗用一定的物力和财力,当前,中央和地方财政都比较困难,因此,第三产业普查工作,必须坚持勤俭节约的原则,尽量减少财政开支,加强管理,防止浪费。现将第三产
业普查经费开支的有关问题通知如下:
一、第三产业普查经费,由中央财政与地方财政共同负担。全国第三产业普查办公室所需各项办公费用及办公用具,如会议费、邮电费、宣传费、资料包装运输费、全国资料汇总编印费、文件资料印刷费等,由中央财政负担。地方各级第三产业普查办公室所需上述费用,由地方财政解
决。
二、普查登记表、汇总表、实施方案、指标解释、培训教材等印制费用,数据处理费用,试点费用,录入人员的培训及补贴等项费用,主要由中央财政负担。
三、地方各级第三产业普查工作人员,包括普查员、普查指导员、抽样调查员及编码员,应从党政机关干部、企事业单位职工、离退休干部中选调。被选调人员的工资、福利和交通费用、伙食补助等,均由原单位负担,原单位经费特别困难的,可由地方财政给予适当补贴。对上述人员
的培训费用,由地方财政安排。
四、中央和地方各级财政负担的第三产业普查经费,分别列入中央级和地方统计事业费的统计业务费预、决算,由各级统计局统一管理,专款专用,年终编报决算时,另附第三产业普查经费支出情况说明。



1993年9月9日